APOSTILLA COLOMBIA

En qué consiste...

Certificación que expide el Ministerio de Relaciones Exteriores en la que avala la firma del Cónsul colombiano en documentos públicos otorgados en países que NO hacen parte de la Convención de la Haya "Abolición del requisito de legalización de documentos públicos extranjeros del 5 de octubre de 1961" . Igualmente avala la firma de funcionarios públicos colombianos en los documentos que van a surtir efectos en los paises que no hacen parte de dicha Convención. NOTA: Los documentos expedidos por los Cónsules de Colombia en calidad de Notarios, como autorizaciones, supervivencias, poderes especiales y generales, escrituras públicas, registros civiles, certificaciones y los demás señalados por la Ley, no requieren ser legalizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores.

La apostilla de La Haya (o simplemente apostilla, también en francés: apostille) es un método simplificado de legalización de documentos a efectos de verificar su autenticidad en el ámbito internacional. Físicamente consiste en una hoja que se agrega a los documentos que la autoridad competente estampa sobre una copia del documento público.

Convenio de La Haya
Esta certificación proviene del Convenio de La Haya del 5 de octubre de 1961, también conocida como la Convención de la Apostilla, firmado en La Haya, Países Bajos, que suprime el requisito de legalización de los documentos públicos extranjeros. Entró en vigor el 24 de enero de 1965. La apostilla sólo tiene validez entre los países firmantes de este tratado, por lo que si el país donde se necesita utilizar el documento no pertenece a él, entonces será necesaria una legalización diplomática.

¿En qué consiste? 
La Apostilla consiste en certificar que la firma y el sello de un documento público ha sido puesto por una autoridad competente. Este trámite, al igual que la autenticación (legalización), únicamente certifica que la firma o sello que muestra el documento fue emitido por un funcionario público en ejercicio de sus funciones, pero no certifica la validez del contenido del mismo.

¿Para qué sirve?
Sirve para que un documento nacional sea reconocido en un país extranjero. En principio, se reconoce en aquellos países que hayan firmado un tratado internacional, conocido como la Convención de la Haya, para disminuir así los trámites necesarios para el reconocimiento de estos en países diferentes al que fue emitido.

Miembros de la Convención de la Haya
Actualmente existen 91 miembros de la Convención de la Apostilla: Albania, Alemania, Andorra, Antigua y Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaiyán, Bahamas, Barbados, Belarus, Bélgica, Belice, Bosnia-Herzegovina, Botswana, Brunéi, Bulgaria, Colombia, Islas Cook, Corea del Sur, Croacia, Chipre, República Checa, Dinamarca, Dominica, Republica Dominicana, Ecuador, El Salvador, Eslovaquia, España, Estados Unidos de América, Estonia, Fiji, Finlandia, Francia, Georgia, Grecia, Granada, Honduras, Hong Kong, Hungría, India, Islandia, Irlanda, Israel, Italia, Japón, Kazajistán, Lesotho, Letonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Malawi, Malta, Islas Marshall, Macao, Mauricio, México, Moldova, Mónaco, Montenegro, Namibia, Nueva Zelanda, Niue, Noruega, Países Bajos, Panamá, Perú, Polonia, Portugal, Reino Unido, República Dominicana, Rumania, Federación Rusa, Saint Kitts y Nevis, Santa Lucía, San Vicente y las Granadinas, Samoa, San Marino, Serbia, Sudáfrica, Surinam, Swazilandia, Suecia, Suiza, Antigua República Yugoslava de Macedonia, Tonga, Trinidad y Tobago, Turquía, Ucrania y Venezuela.

Documentos que se consideran públicos
Se consideran públicos:

• a) los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial;
• b) los documentos administrativos;
• c) los documentos notariales y los emitidos por corredor público;
• d) las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.

Sin embargo, la Convención no se aplica a los siguientes documentos:

• a) los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares;
• b) los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera. 

¿En qué consiste? 
La apostilla es una  certificación mediante la cual el Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Relaciones Exteriores, avala la autenticidad de la firma y el titulo con que ha actuado el funcionario colombiano que suscribe un documento expedido en Colombia que va a surtir efectos legales en el exterior, ante un país parte de la Convención de la Haya sobre Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de 1961. (Ver Lista de Estados Parte).   

A partir del 4 de octubre de 2007, la República de Colombia expide un nuevo Certificado de Apostilla (Link a la nota Diplomática DCO/CLA No. 45294), cuya autenticidad puede verificarse mediante el registro electrónico al cual se accede a través del portal haciendo clic aquí, del cual los Estados Parte de Convenio están informados.

Costos: El costo de cada apostilla por documento, sin importar el número de hojas que este contenga es de $55.000 + Transaccion Nacional.

Antes de apostillar un documento tenga en cuenta
Para apostillar un documento, el país donde será presentado debe formar parte de la Convención de la Haya.  Si el país de destino NO ES PARTE de la Convención, el proceso que se usa es el de la Legalización.

El Ministerio de Relaciones Exteriores únicamente apostilla documentos expedidos por autoridades colombianas. Documentos expedidos en otro país no se apostillan en Colombia.

- Los documentos a apostillar deben ser originales, con la firma de la autoridad competente previamente registrada en el Ministerio de Relaciones Exteriores. 
- Un documento que ha sido apostillado no requiere de trámites ni legalizaciones posteriores para que sea válido en cualquiera de los países partes del Convenio de La Haya. 
- Si el país al cual se va a presentar el documento lo requiere, la traducción del documento original apostillado también se apostilla. 
- Antes de apostillar y de acuerdo con el tipo de documento, se deben obtener las siguientes firmas:

APOSTILLA DE LAS TRADUCCIONES
1.    Si el documento proviene de un país perteneciente a la Convención y de habla diferente al castellano, el mismo debe venir debidamente apostillado desde el país de origen, posteriormente se debe ser traducido por un traductor oficial registrado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y luego se legaliza. 
2.   Si el país al cual se va a presentar el documento lo requiere, la traducción del documento original apostillado también se apostilla. Si el documento no se tradujo en Colombia, el mismo debe traducirse de acuerdo con la normatividad vigente del país receptor.

Dónde se realiza el pago: VER BANCOS Y MEDIOS DE PAGO. 

Forma de pago: Efectivo, Consignacion, Transferencia, Xoom.com o Giro Nacional e Internacional y Cheque consignado.

Documentos necesarios para el trámite
Documentos exigidos por el país receptor firmados por la persona que tiene registrada la firma en el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Principales normas que regulan el trámite
•  Convención del 5 de octubre de 1961: Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros. Suscrita en la Haya. 
•  Resolución 5540 del 24 Octubre de 2008: Por la cual se establecen los derechos por concepto de la Apostilla de documentos por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores
•  Resolución 2201 del 22 de julio de 1997: Por la cual se establecen los procedimientos para la legalización de documentos.
•  Código de Procedimiento Civil Colombiano

 LEGALIZACIONES

Los documentos colombianos que van a surtir efectos legales en países que no forman parte de la Convención de la Haya siguen el proceso de legalización ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, previo cumplimiento de los requisitos arriba mencionados de acuerdo a su clasificación.

Ejemplo. Documentos de carácter civil provenientes de Notarias, deben tener el sello de la Superintendencia de Notariado y Registro.

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delba@apostillacolombia.net
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